La Dirección Provincial del Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) en Málaga ha sido reconocida con un accésit en la categoría de Innovación en la Gestión en los Premios a la Calidad e Innovación en la Gestión Pública, concedidos por el Ministerio de Política Territorial y Función Pública, por su práctica “Acceso telemático a la historia clínica electrónica de las mutuas colaboradoras con la Seguridad Social por los médicos inspectores del INSS de Málaga”.

Una práctica innovadora, que se enmarca en una de las líneas estratégicas de la entidad, la de consolidar una gestión eficaz soportada en procesos definidos. Para ello, se promueven alianzas con grupos de interés y se adoptan medidas concretas en el proceso de lucha contra el fraude y control de las prestaciones de Seguridad Social, que son el origen de esta acción.

Hasta su puesta en marcha, la transmisión de la información clínica entre las Unidades Médicas del INSS y las mutuas se realizaba físicamente en formato papel, bien por el propio trabajador cuando acudía a un control médico, o bien vía correo ordinario, correo electrónico o fax. Se trataba de un sistema inseguro y parcial.

Este nuevo sistema permite el acceso a la historia clínica del trabajador en situación de incapacidad laboral de manera telemática, desde el ordenador del puesto de trabajo del inspector médico del INSS, mediante una conexión informática, segura, ágil y fluida con la mutua, obteniendo así una información fidedigna, precisa, completa y en tiempo real de todo el proceso clínico-laboral disponible en la Mutua de cada trabajador. Además, este sistema preserva las garantías de confidencialidad y seguridad de los datos del trabajador consultados, que sólo se usarán para los fines legalmente autorizados.

Fases de implantación y elementos clave

El proyecto se inició en marzo de 2017, en julio de ese mismo año se firmaron los primeros convenios con Fraternidad-Muprespa, que posteriormente se extendieron a Mutua Universal e lbermutuamur. Los primeros resultados llegaron en agosto con la primera conexión vía telemática efectiva con la mutua Fraternidad-Muprespa y, posteriormente, en febrero y en abril de 2018, con Mutua Universal e lbermutuamur, respectivamente.

Los elementos clave de esta práctica innovadora se pueden resumir en 6 apartados básicos:

Ventajas y resultados

Entre las principales ventajas de la práctica, merece la pena subrayar que sus costes de implantación son inexistentes para el INSS y de escasa entidad para las mutuas. Los recursos utilizados han sido los propios equipos informáticos y software existentes en el INSS y la creación de portales de acceso propios y limitados a los inspectores médicos de la Dirección Provincial, cuyos contenidos se han diseñado según las demandas.

Este diseño ha permitido crear una herramienta de trabajo útil, intuitiva, eficaz y que satisface las necesidades de todas las partes implicadas.

 Desde su puesta en marcha, esta práctica ha generado efectos positivos tanto para los trabajadores como para la propia entidad gestora del INSS en Málaga y las mutuas como colaboradoras de la Seguridad Social actualmente incluidas en el proyecto piloto.

En lo referente al INSS, la práctica ha permitido mejorar la eficiencia en el control de los procesos de incapacidad temporal (IT) con un incremento de las altas emitidas por las unidades médicas del 16%, y un incremento del 22% del número de reconocimientos de trabajadores de mutuas en situación de IT con duración inferior a 365 días.

Además, se ha reducido considerablemente el tiempo de tramitación y con ello la carga de trabajo tanto de las unidades médicas del INSS y las mutuas. Desde su puesta en marcha, el tiempo medio de trámite en la unidad médica de los expedientes de determinación de contingencias profesionales se ha reducido en 34 días (54,47%), a pesar de que el volumen de entrada de este tipo expedientes durante el mismo periodo ha sido mayor (un 17,33% más que en el periodo anterior).

Asimismo, este acceso telemático permite realizar un estudio previo o valoración de los procesos antes de proceder a citar al trabajador al control médico, lo que en numerosas ocasiones conlleva la continuación de la baja laboral del trabajador sin necesidad de que éste se persone en la Unidad Médica, mejorando la eficiencia en estas unidades médicas y ahorrando traslados molestos a los trabajadores.

Los resultados son claros: Entre enero y julio de 2018 se han realizado 2.818 valoraciones a trabajadores de mutuas frente a las 559 del mismo periodo de 2017. De ellas, se ha podido confirmar la baja médica sin necesidad de un control específico de 1.380 trabajadores (51% de las valoraciones).

En lo referente a las mutuas, el aumento del número de altas por inspección del INSS, repercute directamente en la mejora en la gestión de las mutuas, así como los tiempos de tramitación de los expedientes.

En cuanto a los trabajadores, se les libera de la necesidad de aportar la documentación médica, aumenta la seguridad de que la documentación no se pierda y evitan desplazamientos innecesarios a consulta.

Además, la resolución de expedientes y consultas de manera más rápida y eficiente les permiten agilizar el cobro de prestaciones y recibir una atención médica acorde a la realidad de su enfermedad o accidente, sin los retrasos generados por trámites administrativos.

También se evita la duplicidad de exploraciones complementarias (las realizadas por el sistema de salud público o privado y las realizadas por la propia mutua) y la multiplicación de citas de control de bajas laborales por ambas partes.

Todo ello repercute en una mayor eficiencia y control de las prestaciones del Sistema de Seguridad Social, beneficia a las empresas al agilizar los procesos de alta de trabajadores por retrasos administrativos, además de reducir gastos de almacenaje y proteger el medio ambiente al eliminar el uso de soporte papel.