Todo lo que debe saber sobre el nuevo Registro electrónico de Apoderamientos de la Seguridad Social

guía práctica

Manos tecleando en un ordenador portátil (gettyimages)

Con fecha 2 de abril de 2021 ha entrado en vigor el nuevo el nuevo Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social, una aplicación que permite a personas físicas, jurídicas o entidades sin personalidad jurídica, gestionar sus apoderamientos en el ámbito de la Administración de la Seguridad Social. De esta forma, los poderes existentes  hasta esta fecha han dejado de tener efectos y por tanto es necesario formalizar nuevamente el apoderamiento si se desea actuar ante la seguridad Social a través de apoderado.

Estos apoderamientos permiten a otra persona (apoderado) realizar en nuestro nombre los trámites que así consideremos oportunos ante la Seguridad Social. Así, cualquier empresa o ciudadano podrá apoderar a otra empresa o ciudadano para la realización de trámites con la Seguridad Social o presentar escritos, recursos, abrir notificaciones electrónicas.

En la Sede Electrónica de la Seguridad Social en el apartado de registro Electrónico de Apoderamiento se podrá: acceder al catálogo de materias y trámites que puedan ser objeto de apoderamiento, otorgar poderes, realizar consultas y acciones sobre los apoderamientos otorgados, modificar los datos de contacto y modificar los datos de apoderado.

Estos servicios, excepto el catálogo de materias y trámites objeto de apoderamiento que son objeto de consulta, deben ser realizados previa autenticación a través  de certificado electrónico o cl@ve.

Cuáles son las preguntas más frecuentes acerca del nuevo registro de Apoderamientos de la Seguridad Social

¿Cómo me afecta la entrada en funcionamiento del nuevo Registro Electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social si ya tenía inscrito un poder en el registro anterior?

La Orden ISM/189/2021, de 3 de marzo, por la que se regula el Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social prevé que los apoderamientos inscritos perderán su validez el 2 de abril de 2021 si antes de esa fecha no han sido adaptados a la regulación de esta Orden Ministerial, mediante la cumplimentación de los nuevos modelos de poderes.

A tal efecto los usuarios (poderdantes y apoderados) del anterior Registro electrónico de apoderamientos de la Administración de la Seguridad Social han recibido las indicaciones oportunas para proceder a esta adaptación, que debía llevarse a cabo antes del día 2 de abril. De no haberse realizado, los apoderamientos han dejado de ser válidos y, en su virtud, los apoderados no podrán personarse y recibir notificaciones electrónicas en nombre de su poderdante.

No obstante desde esta fecha se pueden suscribir ya los nuevos apoderamientos.

¿Qué modificaciones se introducen en materia de apoderamientos ante la Seguridad Social?

A través de esta Orden se modifica y amplía el ámbito de actuación de los  apoderamientos ante la Seguridad Social, de forma que, una vez inscritos en el Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social, también podrán ser utilizados para acceder a los servicios electrónicos de la Sede Electrónica de la Secretaría de Estado de Seguridad Social y Pensiones (SEDESS). Además podrán otorgarse para nuevos trámites y materias.

El catálogo completo de trámites se agrupa en las siguientes materias:

  • Todas las gestiones con la Seguridad Social
  • Prestaciones
  • Inscripción, afiliación, cotización y recaudación
  • Sanidad marítima
  • Formación marítima y sanitaria
  • Contratación
  • Patrimonio
  • Auditoría
  • Reclamaciones y Recursos
  • Procedimientos de la Dirección General de Ordenación de la Seguridad Social

Si tengo otorgado un poder general para actuar ante todas las Administraciones Públicas, ¿tengo que otorgar un nuevo apoderamiento ante la Seguridad Social?

Si tiene inscrito un poder general para actuar ante las Administraciones Públicas, en el Registro electrónico de apoderamientos de la Administración General del Estado, no será necesario otorgar un poder específico para actuar ante la Seguridad Social ya que ambos están interconectados y la Seguridad Social podrá consultarlo en línea.

¿Cómo puedo otorgar un apoderamiento en favor de un tercero para que actúe en mi nombre ante la Seguridad Social?

A partir del 2 de abril de 2021 los ciudadanos y empresas podrán otorgar poderes para actuar ante la Administración de la Seguridad Social a través de un tercero (apoderado). El otorgamiento e inscripción en el Registro de Apoderamientos puede hacerse de forma telemática  a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social, si dispone de una identificación electrónica (Certificado o Sistema cl@ve).

Si no se dispone de identificación electrónica, podrá realizarse apud acta en las oficinas de asistencia en materia de registro de la Seguridad Social situadas en la sede de sus Direcciones Provinciales. No obstante, las personas jurídicas, las entidades sin personalidad jurídica, y los colectivos obligados a relacionarse electrónicamente con la Seguridad Social, sólo podrán hacerlo de forma electrónica.

¿Qué actuaciones pueden ser realizadas por otra persona en mi nombre, utilizando para ello un apoderamiento?

Con carácter general un apoderado podría actuar en su nombre para realizar cualquier trámite y en cualquier materia dentro del ámbito de la Seguridad Social y realizar electrónicamente cualquiera de los trámites incorporados a la Sede Electrónica.

Así, podrán otorgarse poderes  generales referidos a todas las materias y trámites de la Seguridad Social o sólo a determinadas materias y/o trámites incluidos en el catálogo anteriormente descrito.

Los apoderamientos que se otorguen para recibir notificaciones electrónicas necesitarán la aceptación expresa del apoderado para poder ser efectivos. No obstante, si el apoderamiento se realiza por materias, una o varias  también necesitarán esta aceptación, ya que todas ellas incluyen el trámite Recibir notificaciones y comunicaciones, siendo necesario como se ha señalado para las primeras , que el apoderamiento sea aceptado por el apoderado