El objetivo era acrecentar la relación con clientes y colaboradores. Cuando se puso en evidencia que había que mejorar la comunicación con los agentes y organizaciones con los que tienen más relación, la Dirección Provincial del Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) de Valladolid se propuso la elaboración con carácter periódico de un boletín digital que ofreciera información institucional, adecuada y clara de su gestión. Ahora la iniciativa ha merecido una mención honorífica en la XV Edición de los Premios a las Prácticas de Mejora que organiza el INSS. Sus autores son Inmaculada Alonso, Agustín Peña, Julio A. Pérez y Paula Roch.

El contenido de este boletín se resume en dos aspectos fundamentales, como nos explican desde la dirección provincial «los datos de nuestra actividad y la información sobre novedades, legislación, nuestras oficinas,….que pueda resultar de interés para nuestros colectivos colaboradores», que no son otros que los destinatarios de la publicación: colegios profesionales (graduados sociales, gestores, economistas, abogados, administradores de fincas), mutuas, asociaciones de autónomos, y otros, como la delegación del gobierno y la diputación provincial. Además, con el fin de proporcionar información relevante a todo el personal, el boletín digital fue publicado en la intranet provincial para el conocimiento de toda la dirección provincial.

«El objetivo que se perseguía era abrir un canal de comunicación directo, rápido y eficaz con todas las organizaciones que facilitan y cooperan en nuestra gestión diaria. Por ello decidimos enviar el boletín digital a nuestros colaboradores mediante correo electrónico, por tratarse de un medio rápido, económico, eficaz y muy fácil de usar». El correo electrónico, además de barato y ecológico por el ahorro de papel, supone una herramienta de comunicación directa y personalizada con el usuario. Esto implica una ventaja importante ya que permite una mayor interacción. Por ejemplo, tras el primer número, que salió en noviembre de 2016, se remitió un cuestionario para conocer la opinión de colaboradores y aliados sobre la publicación. Se les preguntó sobre contenido, formato, periodicidad… de forma que las sucesivas publicaciones se han ido adaptando a los intereses y necesidades del público específico al que va dirigido.

Además, partiendo del boletín que ya hacía la Tesorería General de la Seguridad Social en esta dirección provincial, la elaboración es sencilla y fácil de exportar a otras direcciones provinciales.