La Seguridad Social española ha sido distinguida por la Asociación Internacional de la Seguridad Social (AISS) con tres certificados de Buenas Prácticas durante el Foro Regional de la Seguridad Social para Europa de la AISS celebrado el 2 y 3 de mayo en Tallin (Estonia).

Las Buenas Prácticas que han resultado reconocidas por parte de la AISS son:

• Automatización del trámite de jubilación “alfa PREMIUM” (INSS)
• Información a las empresas de prestaciones de sus trabajadores “FIE/FIER” (INSS)
• El portal Import@ss (TGSS)                                                                                                            

A continuación, te contamos en qué consisten.                                                                                                                                                                                                             

Alfa PREMIUM

Esta iniciativa se enmarca en el objetivo del Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) de automatizar determinados procesos para reducir la carga de trabajo de los empleados, agilizar trámites y aumentar la eficiencia, al tiempo que se reducen los errores.

Entre estos proyectos se encuentra la automatización del trámite de la pensión de jubilación, de manera que no intervenga en dicho trámite ningún funcionario o que, de tener que intervenir, lo haga en una tarea puntual.

El proceso consiste en que, una vez introducidos en la aplicación los datos aportados por el ciudadano en su solicitud, el expediente entra en el motor de cálculo del aplicativo Alfa pudiendo darse alguna de estas tres circunstancias: 

• Se clasifica como “Premium” y se resuelve sin intervención de un tramitador 
• Se clasifica como “Semi-Premium” si una determinada actuación no puede ser automatizada y requiere que intervenga el tramitador
• Se clasifica como “No premium” continuando con el trámite tradicional con intervención de usuario en todas las fases del procedimiento.

Los resultados obtenidos por esta iniciativa hasta la fecha han sido muy favorables, tanto en el objetivo primordial de reducir las cargas de trabajo garantizando unos niveles de calidad en la resolución de los expedientes óptimos, a la vez que contribuye a homogeneizar el tratamiento dado a cada expediente de jubilación en todo el territorio nacional y a reducir el tiempo medio global de trámite, de manera que los ciudadanos vean resuelto su expediente antes.

En estos momentos aproximadamente un 25% de los expedientes de jubilación se tramitan sin intervención de funcionario, un 60% son semi-automáticos (interviene mínimamente el funcionario) y tan sólo un 15% residual se tramita con intervención del funcionario en todas las fases del procedimiento. 

Como consecuencia de ello, desde el 1 de diciembre de 2020, fecha en que se puso en funcionamiento este nuevo sistema, se han ahorrado aproximadamente 130.000 horas de trabajo, que han podido dedicarse a otras tareas. 

Información a las empresas de prestaciones de sus trabajadores (FIE/FIER)

Esta iniciativa comparte el objetivo incrementar la automatización de procesos para aumentar la eficiencia, por lo que se comenzó a trabajar en este proyecto de remisión de información a las empresas sobre prestaciones de sus trabajadores mediante procesos automatizados para facilitar sus actuaciones en materia de personal. 

Para ello, se elabora diariamente un fichero con estos datos que se pone a su disposición para su tratamiento. El fichero contiene tanto información de subsidios como de otras prestaciones que afectan a los contratos de trabajo o a las obligaciones empresariales con la Seguridad Social, identificando trabajadores afectados, el Código de Cuenta de Cotización de la empresa al que está vinculado, y la naturaleza de la variación que se haya producido.

Además, todas las incidencias que resulten de las discrepancias entre la información existente en las bases de datos corporativas de la Seguridad Social y la información conocida por la empresa pueden ser formuladas a través de un buzón habilitado al efecto para su solución por parte del INSS. Igualmente, a través de otro buzón creado para ello se permite comunicar aquellas incidencias que afecten al periodo de liquidación de cuotas que deban presentarse en el mes en curso.

Este servicio se configura como un canal de comunicación seguro, ágil y de fácil incorporación en las aplicaciones de gestión nóminas de las empresas, por lo que ayuda no sólo al cumplimiento de las obligaciones con la Seguridad Social sino, también, a la gestión de su personal.

En la actualidad, se comunican semanalmente por este sistema más de 500.000 variaciones de incapacidad temporal, 2.000 variaciones de incapacidad permanente, 2.500 variaciones en materia de jubilación, 11.000 variaciones en materia de nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante la lactancia, riesgo durante el embarazo o cuidado de menores con cáncer u otra enfermedad grave, y 6.500 nacimientos comunicados al INSS por el Ministerio de Justicia a través del canal de comunicación previsto entre ambos organismos.    

Import@ss

Import@ss es un nuevo modelo de atención en el que el ciudadano está en el centro de los servicios digitales que ofrece la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) que se han rediseñado, organizado y presentado pensando en que sean sencillos de utilizar, claros e intuitivos.

Servicios tan habituales y demandados como consultar tu Número de la Seguridad Social (NUSS) o solicitarlo si no lo tienes; descargar tu informe de vida laboral; tramitar altas, bajas y modificaciones en empleo en el hogar o el trabajo autónomo; modificar tus datos de contacto y domicilio; o acceder a tu cotización, datos de jornada y salario o el resto de información relevante si eres empleado/a de hogar son, ahora, más fáciles que nunca con este portal como demuestran los datos de uso.

Desde su puesta en marcha en el mes de abril de 2021, Import@ss ha recibido un promedio mensual de 2,4 millones de usuarios diferentes. Dato que se ha incrementado en el mes de octubre de 2021 hasta los 5 millones gracias a la campaña de divulgación que se realizó mediante el envío de 15 millones de mensajes SMS. 

Además, la apuesta realizada por el SMS y el teléfono móvil como método de identificación principal ha sido un éxito, convirtiéndose en el sistema de acceso más utilizado, elegido por más del 50 por ciento de los usuarios. En cuanto los servicios más demandados, el de consulta de vida laboral es sin duda el más solicitado con un promedio mensual de 2 millones de solicitudes.

Por otro lado, Import@ss ha conseguido que trámites complejos como un alta de hogar se pueda realizar en unos seis minutos, lo que ha motivado que desde la salida del portal hayan descendido el número de altas realizadas por los funcionarios que han supuesto un ahorro de 50.000 horas de trabajo de depuración y mecanización de datos.