Siguiendo la estrategia marcada

La Dirección Provincial del INSS de Málaga ha sido distinguida entre las mejores prácticas del INSS en 2017 por el proyecto “Evaluación y seguimiento del Plan Estratégico Provincial”

En concreto, la práctica elaborada por Casto Jorge Núñez de Castro y María del Carmen Poyato ha obtenido el segundo premio en la categoría de procesos de estrategia y calidad.

El Plan Estratégico Provincial es el instrumento que recoge las líneas de actuación que el INSS impulsa para mejorar el servicio que presta a sus clientes y su aportación al conjunto de la sociedad. En él se recogen las directrices de actuación que deben estar siempre presentes en la toma de decisiones y que serán desarrolladas mediante planes concretos de actuación.

Es por tanto un documento fundamental, que requiere de instrumentos que posibiliten la medición y evaluación de su despliegue e implantación, además de la incorporación y modificación de acciones que den respuesta a las necesidades surgidas a lo largo de la vigencia del Plan. Esta necesidad se ha cubierto con el desarrollo e implantación de esta práctica de mejora

Situación previa y objetivos

Antes de la implantación de esta práctica de mejora, la política estratégica de la Dirección Provincial mostraba ciertas debilidades como el soporte en un único soporte documental que recogía los contenidos al que se añadían cronológicamente las revisiones realizadas, no se habían definido sistema de evaluación, ni herramientas de medición del grado de cumplimiento ni seguimiento de su despliegue

Por tanto, el despliegue de esta práctica tenía como objetivo disponer de un cuadro de mando integral de la planificación estratégica provincial que asegurara, de forma permanente, el proceso de seguimiento y control de la implementación del Plan Estratégico y que garantizara la disponibilidad de información transparente, para la rendición de cuentas de la actividad de la Dirección Provincial.

Para ello, pretendía implementar un sistema automatizado que facilitara la captura, conocimiento y análisis de sus contenidos y sus posteriores revisiones; conocer y medir su alcance y resultados, de manera que favorezca la toma de decisiones orientadas a la mejora continua; disponer de una herramienta que permitiera identificar buenas prácticas y situaciones de riesgo durante el despliegue; generar información institucional pertinente, confiable y transparente; facilitar su difusión y, por último, efectuar una rendición de cuentas de la implantación estratégica transparente.

Originalidad e innovación

Esta práctica resulta totalmente innovadora puesto que no existe ninguna herramienta a disposición de las direcciones provinciales que cumpla esta función. Su originalidad radica además en que incorpora las herramientas ofimáticas como elementos de soporte para el seguimiento del Plan Estratégico, define sistemas propios de evaluación del cumplimiento, emite informes y gráficos del grado de ejecución, incorpora el cuadro de mando integral como herramienta de seguimiento y optimiza el uso de la información a disposición de los usuarios a través de la explotación de herramientas ofimáticas.

Todo ello con un sistema de información claro, de sencillo manejo y en un entorno seguro y compartido.

Resultados y mejoras

Los resultados positivos desde su implantación y las mejoras obtenidas son muy numerosos ya que constituye un mecanismo de apoyo para que la Dirección Provincial pueda desarrollar y mantener su estrategia orientada a la satisfacción del ciudadano.

Lo consigue porque permite identificar y analizar los cambios en las personas, los procesos y las competencias y adoptar una estrategia de adaptación continua, para garantizar la mejor atención al cliente; la consolidación de procesos bien definidos, la gestión de alianzas, la apuesta por la gestión sostenible de los recursos, la mejora continua y la implicación, la formación y optimización de las personas.

Desde su implantación, la práctica de mejora se ha constituido como un canal de información para comunicar la estrategia y sus mecanismos de apoyo a todo el personal, favoreciendo el compromiso de las personas con la estrategia.

Asimismo, ha permitido obtener información del entorno externo que afecta al desarrollo de la estrategia, como son los datos e información referidos a la gestión de alianzas, que completan las capacidades de la organización. También incorpora acciones de aprendizaje, optimiza el uso de los recursos disponibles, da en todo momento una imagen de la situación de la organización y permite tomar decisiones de forma rápida y eficaz, ya que permite relacionar el objetivo final con la situación real.

Por último, la exportación de la práctica de mejora a otras direcciones provinciales es muy sencilla puesto que no existen inconvenientes de tipo técnico que lo impidan. Además, el proceso de planificación y dirección estratégica es aplicable a cualquier Dirección Provincial y puede emplearse para el seguimiento de cualquier otro tipo de proyecto que se desee implantar y sobre el que sea necesario efectuar un seguimiento; realizando adaptaciones mínimas.

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