El Manual ALFA-IRISS, que es como se denomina, es un documento que desarrolla tanto la aplicación como el propio procedimiento de gestión.  Actúa como una herramienta de ayuda para el personal gestor del Área de Convenios Internacionales de Jubilación en la fase nacional. En él se explica detalladamente y de forma ordenada y sistematizada cómo funciona el programa ALFA-IRISS de cara a la elaboración del informe de cotización y la propia base reguladora, siendo de especial utilidad como manual de acogida facilitando la integración y formación del personal de nuevo ingreso que realice estas funciones. Con esta práctica de mejora el INSS de Barcelona ha obtenido el primer premio en la categoría «Procesos clave u Operativos».

El manual se concibe como una guía visual a partir de capturas de imágenes de pantalla de la propia aplicación, donde cada captura va acompañada de las correspondientes explicaciones de la información mostrada, ofreciendo al usuario las mismas pantallas con las que se encuentra durante la tramitación de los expedientes. Es, por tanto, una guía para el tramitador de convenios internacionales que le permite orientarse a través del aplicativo y del procedimiento ALFA-IRISS. Contiene ayudas e información tanto en la agenda del tramitador como en la agenda del cotizador.

El origen de la mejora se encuentra en la necesidad de formar a los nuevos trabajadores que se han ido incorporando a la Sección de Jubilación de Convenios Internacionales, aunque además el manual ha servido para fijar el conocimiento sobre esta materia y garantizar su conservación y difusión. Anteriormente no existía ningún manual específico relativo al procedimiento ALFA-IRISS.  Los creadores de la propuesta de mejora, entendieron que era necesario elaborar un documento exclusivo que recogiera todo el proceso y procedimiento. El grupo Alfa-Barcelona planteó la idea inicial, realizando un boceto de cómo sería el manual y los aspectos que debía contener. Los autores de la iniciativa premiada son: María Pilar Miralbés, Faustino Guijarro y José Luís Rodrigo.

Como novedades, supone una avance disponer de un manual para la elaboración del Informe de cotización y su base reguladora, pudiendo realizarse en un solo documento la elaboración de un informe de cotización con su base reguladora aplicable. El manual unifica las funciones, actividades y tareas que comprenden los subprocesos de elaboración de la vida laboral y las bases de cotización para obtener una base reguladora válida en la fase nacional de la pensión de jubilación. El manual aborda, pues, procesos comunes en toda la entidad, por lo que la mejora es totalmente exportable a otras unidades que realicen las mismas tareas.

Los objetivos principales de esta Práctica de Mejora son:

• Garantizar que todas las personas de Convenios Internacionales disponen de los recursos apropiados de consulta para desempeñar su puesto de trabajo y el desarrollo de sus competencias y habilidades para mantener y aumentar su capacidad.

• Reforzar, con carácter general, el proceso de transferencia de conocimientos, y en particular, el llevado a cabo, como una medida de acogida, con el personal de nuevo ingreso destinado a la unidad de Jubilación de Convenios Internacionales.

• Suplir la falta de un manual corporativo del aplicativo ALFA-IRISS.

• Ayudar a las personas de Convenios Internacionales a mejorar sus resultados.

• Impulsar, con carácter general, conductas y hábitos que ponen en valor la organización, ordenación y sistematización del conocimiento organizacional que se encuentra disperso, garantizando su recuperación para ser reutilizado en el desarrollo de la propia organización.