Esta práctica, desarrollada por Amaia Familiar, ha obtenido el tercer premio en la categoría Procesos de Estrategia y Calidad y beneficia a todo el personal de la Dirección Provincial del Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) de Madrid.

El proyecto se inspira en los objetivos del Plan Estratégico Provincial de mejorar la comunicación externa e interna y aumentar la implicación de las personas para incrementar su bienestar.

Para lograrlo, ideó un nuevo sistema de comunicación con el personal que se encontraba en incapacidad temporal (IT), para apoyarle en esa delicada situación.

Objetivos de la mejora

Los objetivos pasaban por establecer un nuevo cauce de comunicación entre la unidad de recursos humanos y el personal en situación de IT, fomentar la cultura del apoyo y la atención en situaciones de especial vulnerabilidad y potenciar el sentimiento de pertenencia a la organización.

Todo ello, dentro de un sistema de comunicación rápido, incorporando una función en la base de datos de personal que permite enviar las cartas de manera automatizada.

La originalidad de esta mejora radica en centrar la gestión de los recursos humanos en conseguir que los empleados sientan que son la parte más importante de la organización, todo ello a través de la atención más personalizada. Además, su operatividad es muy simple puesto que no implica ninguna adaptación especial.

Resultados

Los principales resultados obtenidos desde su puesta en marcha en diciembre de 2015 son la mejora en los servicios prestados a los usuarios, mejora en el funcionamiento interno de los servicios y ventajas que afectan tanto a los gestores de recursos humanos como al personal con una relación simbiótica en la que las dos partes afectadas ganan.

La mejora propuesta obtiene resultados positivos tanto en términos de eficacia como de eficiencia puesto que se consigue el objetivo de mejorar la gestión de los recursos humanos, sin incurrir en costes económicos.

Sistemas de evaluación y mejora

La práctica se ha visto completada con el diseño y realización de una encuesta de satisfacción con el objetivo de mejorar el servicio si fuera necesario.

Los resultados generales de la encuesta han resultado son excelentes, con una tasa de participación de casi un 50% -un índice alto en comparación con otras encuestas-, a más del 90% de los participantes les ha gustado el contenido de la carta y a más de un 80% le ha proporcionado información útil y práctica.

Además, ha permitido detectar que en el 23% de los casos la carta no llegó por lo que ya trabajan en la resolución de esta incidencia y hasta un 40% de los participantes han trasladado sugerencias para su mejora.