La práctica premiada se denomina «Aplicación para la Formación por Itinerarios Formativos» y consiste en la creación de una herramienta que permite planificar la formación a ofertar en el futuro a los empleados, canalizándola a través de varios itinerarios formativos en función de cada perfil de puesto de trabajo del solicitante.

Desde la Unidad de Formación de la Dirección Provincial del Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) de Madrid, son conscientes del importante valor estratégico que aporta la formación de los empleados en el correcto desarrollo del objetivo público del Instituto, con unos empleados motivados y permanentemente actualizados ante los cambios normativos o tecnológicos, entre otros, que constantemente se producen. En base a estas necesidades y gracias a su experiencia en el ámbito de la formación, concluyeron que era necesario desarrollar una herramienta más eficaz a la hora de diseñar la formación ofertada a cada empleado.

La importancia de los itinerarios formativos ya estaba definida en el Plan de Formación del INSS 2016-2018 , donde se ponía de manifiesto su influencia en el diseño de las propuestas de los futuros cursos a impartir, priorizando las peticiones personales en base a itinerarios formativos. El Plan reflejaba que era necesario incluir de cara a futuros estudios de detección de necesidades formativas, un diagnóstico sobre el estado de situación del personal de cada dirección provincial en relación al itinerario formativo de cada tipo de puesto de trabajo, mejorando la planificación de las actividades formativas mas recomendables en el centro.

Para conocer la situación de los itinerarios formativos del personal de la Dirección Provincial, este equipo consideró necesario contar con una base de datos que nos indique cuales son los cursos realizados y cuales los pendientes para poder ofrecer a cada empleado la situación de su itinerario formativo concreto. También permite obtener gráficas generales de los cursos para programar la oferta formativa acorde a las necesidades.

El proceso se inicia con la creación de una relación de los empleados según su puesto de trabajo, las áreas donde lo desarrollan y los cursos recomendados para cada itinerario formativo. Esta relación se vuelca en la Aplicación para la Formación por Itinerarios Formativos (AFI) y con ella se elabora una encuesta con las preferencias de los empleados respecto a los cursos contemplados en los itinerarios, con su posterior publicación. La base de datos permite conocer el porcentaje de formación del personal con respecto a su itinerario formativo concreto y la posibilidad de extraer datos, tanto individuales sobre los cursos básicos pendientes, como por sectores de trabajo. El proceso finaliza al comparar los cursos con las preferencias reflejadas en la encuesta y con el resultado se elabora un informe a la Dirección General con las peticiones de la Dirección Provincial respectiva para la confección de su programación formativa.

La aplicación permite ofrecer información sobre el porcentaje de los empleados que ha realizado un determinado curso en función de su puesto de trabajo, permitiendo diseñar mejor las acciones formativas sobre la formación tanto a nivel básico, como específico o transversal. La herramienta ofrece además la posibilidad de enviar al interesado un correo electrónico con su itinerario formativo, ofreciéndole la información de sus cursos pendientes para que pueda ir completando su itinerario formativo personal.

los autores de esta práctica de mejora son: Mª Encarnación Campos Muñoz, Milagros Barrio Nogales, Ana Patricia González González, Ana Piedad Jordán Pardo, Amaia Familiar Fernández, Juan Carlos Andrés de Araujo y Juan Carlos Moreno Durango, todos de la Dirección Provincial del INSS de Madrid.